Akan tetapi, jika mereka berhalangan, maka registrasi ini juga dapat diwakilkan dengan membawa bukti identitas reduksi asli beserta pas foto milik penumpang yang akan didaftarkan.
Selain menunjukkan KTP sebagai bukti identitas diri, para kelompok masyarakat tersebut juga harus membawa bukti identitas lainnya.
Kartu identitas yang dimaksud berupa kartu anggota LVRI untuk kelompok LVRI, KTA untuk TNI-Polri, serta kartu pers dan surat tugas peliputan bagi wartawan.
Registrasi ini dapat dilakukan di customer service atau loket jika stasiun tersebut tidak memiliki layanan customer service.
Selanjutnya registrasi tarif reduksi ini dapat dilakukan paling lambat hingga 3 jam sebelum keberangkatan KA.
Registrasi ini dilakukan hanya sekali sampai berakhirnya masa reduksi penumpang yang bersangkutan.
Setelah masa berlaku reduksi ini berakhir, agar mendapatkan fasilitas ini kembali mereka wajib melakukan registrasi ulang.
Kemudian jika sudah teregistrasi, kelompok masyarakat tersebut dapat melakukan pembelian tiket di loket atau KAI Access. ***